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Die ultimative Checkliste für das Lieferanten-Onboarding

Jeder Lieferant und jedes Unternehmen arbeiten etwas anders. Verschiedene Abläufe und Teams haben ihre ganz eigenen Anforderungen. Und so gibt es auch Unterschiede in der Pflege erfolgreicher Lieferantenbeziehungen. Egal, um welchen Lieferanten es sich handelt, ein umfassender und positiver Onboarding-Prozess für Lieferanten ist essentiell. Mit einer Checkliste können Sie Ihren Onboarding-Prozess vereinheitlichen, und diese Liste dann immer wiederverwenden, wenn neue Lieferanten hinzukommen. Auch wenn einzelne Onboarding-Prozesse unter Umständen noch angepasst werden müssen, führen Sie diese einfachen Richtlinien entlang etablierter Best Practices, so dass Ihre Lieferanten sofort loslegen können. 

1. Schritt: Bewertung

Geschäftsbeziehungen sind dann erfolgreich, wenn alle Beteiligten sich gegenseitig bewerten können. Nur wenn Sie die Erfolgsbilanz Ihres Geschäftspartners kennen und Einsicht in relevante Daten zu Finanzen und Compliance haben, können Sie beurteilen, ob eine Partnerschaft für Sie von Vorteil ist. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Geschäftspartner zuverlässig ist und Ihre individuellen Anforderungen erfüllen kann. Bei der Bewertung Ihrer Lieferanten sollten Sie wie folgt vorgehen:

  •  Prüfen Sie die Erfolgsbilanz des Lieferanten im Hinblick auf die Servicequalität.
  • Überprüfen Sie relevante Nachhaltigkeitsbewertungen.
  • Bewerten Sie Kredithistorie und vorhandene Finanzunterlagen.
  • Prüfen Sie, wie der Lieferant die Compliance in Bezug auf Branchenbestimmungen und regionale Vorschriften eingehalten hat.
  • Erstellen Sie einen Ethikkodex, der vom Lieferanten zu unterschreiben ist.

2. Schritt: Anforderungen an und Genehmigungen für Lieferanten

Sie haben eine Bewertung Ihrer Lieferanten vorgenommen und festgestellt, dass eine Partnerschaft von Vorteil wäre. Nun ist es an der Zeit, Ihre konkreten Anforderungen auszuhandeln. In dieser Phase müssen Sie und Ihr Lieferant offen über Ihre Erwartungen sprechen. Diese direkte Kommunikation ist hilfreich, um bestehende Erwartungshaltungen zu justieren und Fragen der Haftung zu klären. Es ist für alle Vertragsparteien wichtig, ein klares Verständnis darüber zu erhalten, wer für was verantwortlich ist. Hierzu sollte eine Übersicht erstellt werden, die im Hinblick auf Genehmigungen sämtliche Dienstwege oder notwendigen Ansprechpartner aufzeigt. Übersichtsliste der zu berücksichtigenden Informationen:

Anmerkung: Bei den genannten Angaben handelt es sich um grundlegende Informationen. Für Ihre spezielle Branche können zusätzliche Anforderungen und Genehmigungen erforderlich sein.

  • Umfang der Anforderungen
  • Lieferzeitpläne
  • Bestellprozesse und -anforderungen
  • Preismatrix
  • Zahlungs- oder Kreditbedingungen
  • Lieferstandards
  • Benötigte Schulungen.

Wie bereits erwähnt, kann Ihre konkrete Onboarding-Checkliste anders aussehen oder individuelle Anforderungen beinhalten. Es kann Situationen geben, in denen Ihre Lieferanten in puncto Anforderungen und Genehmigungen einen intensiveren Prozess benötigen. Für diese höherwertigen oder strategischen Lieferanten sollten Sie Ihre Checkliste mit zusätzlichen Punkten ergänzen. Wenn Ihre Liste sehr detailliert ist sollten Sie in Erwägung ziehen, eine konkrete Kontaktperson bereitzustellen, die Ihren Lieferanten durch den Prozess begleitet. 

3. Schritt: Erfassung von Lieferantendaten und -informationen

Um erfolgreich arbeiten zu können, braucht Ihr Lieferant eine zentrale Stelle, wo Daten eingegeben und gespeichert werden können. Ein Onlineportal bietet den einfachen Zugang und die Effizienz, die Unternehmen heutzutage zur Datenspeicherung bevorzugen. Indem Sie Lieferanten ermöglichen, ihre Daten selbst einzugeben, können Sie den Onboarding-Prozess beschleunigen. So stellen Sie außerdem sicher, dass alle Vertragspartner wissen, wo die Informationen gespeichert sind – was wiederum die Gesamtorganisation verbessert. Die Daten, die Sie von Ihren Lieferanten erheben, sollten nützlich und detailliert sein. Sammeln Sie auf jeden Fall die folgenden Informationen: 

  • Name, E-Mail-Adresse und individuelle Kontaktdaten
  • Erforderliche Lizenzunterlagen
  • Zusätzliche Kontaktdaten von Lieferanten sowie deren Stellenbezeichnung

Wer sollte über Lieferantendaten verfügen?

Alle Personen, die am Prozess beteiligt sind, sollten Zugang zu Lieferantendaten haben. Alle Beteiligten müssen die Compliance-Historie kennen und sollten wissen, wer Ihr Ansprechpartner ist. Sofern Ihre Lieferantendaten nicht hochsensibel sind oder der betreffende Lieferant kein strategischer Partner ist, sollten Sie alle Informationen nachvollziehbar und korrekt kommunizieren. Mit ehrlicher Kommunikation wird Ihr Onboarding-Prozess von Anfang an gut funktionieren. Im Hinblick auf einen erfolgreichen Lieferprozess sollten Sie darauf achten, benötigte Schulungen anzubieten und offene Fragen zu beantworten. Zu den Personen, die Zugang zu Informationen erhalten sollten, gehören: 

  • Kundenbetreuer
  • Mitarbeiter im Einkauf
  • Lagerverwalter
  • Relevante Abteilungen

Profi-Tipp: Erstellen Sie ein FAQ-Dokument mit den am häufigsten gestellten Fragen, das sie für künftige Schulungen nutzen können. Berücksichtigen Sie diese Informationen, wenn Sie Ihre bestehenden Richtlinien in regelmäßigen Abständen überprüfen. 

Ihr Lieferanten-Onboarding-Prozess ist der erste Schritt in Ihrer Lieferantenpartnerschaft. Es ist wichtig, diesen Vorgang zu einer positiven Erfahrung für Sie und den Lieferanten zu machen. Starke Partnerschaften bauen auf klaren Erwartungen und ehrlicher Kommunikation auf. Mithilfe dieser Checkliste können Sie sicherstellen, dass Sie beim Onboarding Ihrer Lieferanten sorgfältig vorgehen. Tradeshift unterstützt Sie mit Tradeshift Engage bei der Pflege starker Lieferantenbeziehungen. Mit unserer anpassbaren Software profitieren Lieferanten vom ersten Tag an von Vorteilen – und das ohne zusätzlichen Aufwand.

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