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E-Invoicing erfolgreich einführen: So überzeugen Sie Ihre Lieferanten

Der Lieferanten-Onboarding-Prozess ist der wichtigste Schritt in jedem E-Invoicing-Projekt. Supplier Onboarding bezeichnet das Sammeln von benötigten Informationen und Unterlagen, mit denen Unternehmen neue Lieferanten bewerten, genehmigen und ihrem System hinzufügen können, um anschließend Waren und Dienstleistungen von diesen Lieferanten zu beziehen, und diese zu bezahlen. Wer diesen Schritt erfolgreich meistert, ist auf dem Weg in eine digitale Zukunft, in der die Kreditorenbuchhaltung eine strategische Rolle im Unternehmen spielt. Die Firmen, die daran scheitern, werden für immer und ewig mit Papierbergen und PDFs zu kämpfen haben.

Leider zeigen die Statistiken, dass die meisten Kreditorenbuchhaltungsteams ihre Lieferanten nicht von ihrer E-Invoicing-Lösung überzeugen können. Laut Ardent Partners nutzen weniger als ein Viertel der Lieferanten E-Invoicing. Gerade in unserer von der Covid-19-Pandemie geprägten Zeit ist das nicht gut genug. Unternehmen müssen heutzutage digital mit ihren Lieferanten zusammenarbeiten können. 

Nachfolgend besprechen wir, warum so wenige Lieferanten E-Invoicing verwenden und warum die Wahl der richtigen E-Invoicing-Lösung für ein erfolgreiches Lieferanten-Onboarding so entscheidend ist. 

Warum entscheiden sich Lieferanten gegen E-Invoicing?

Eine hypothetische Frage vorweg Stellen Sie sich vor, ich hätte Sie gebeten, jeden Morgen um 7.00 Uhr ins Fitnessstudio zu gehen. Wären Sie dazu bereit? Wahrscheinlich nicht. Obwohl jeder weiß, dass Sport gut ist, habe ich nicht das Recht, Ihnen eine andere Morgenroutine aufzuzwingen.

 Menschen mögen im Allgemeinen keine Veränderungen, besonders, wenn sie von anderen dazu aufgefordert werden. Alan Deutschman beweist dies in seinem Buch „Change or Die“. Er stellt fest, dass alle Menschen zum Ändern ihres Verhaltens fähig sind, aber es nur wenige auch tun. Tatsächlich wird nur eine von neun Personen ihren Lebensstil ändern, selbst nachdem ihr gesagt wurde, dass sie damit ihr Leben verlängert, ihre Gesundheit verbessert oder sogar Diabetes, Bluthochdruck und Herzerkrankungen rückgängig machen kann. 

Aus ähnlichen Gründen nutzen auch Lieferanten keine elektronische Rechnungsstellung. Obwohl sie wissen, dass E-Invoicing viele Vorteile bietet, hat diese Veränderung auch ihren Preis. Sie müssen für ein neues Programm geschult werden, einen neuen Prozess aufbauen und ein anderes System integrieren. All das kostet Zeit, Geld und Nerven – und viele Lieferanten sind dazu nicht bereit. 

Nehmen Sie eine E-Invoicing-Lösung, die Ihre Lieferanten lieben werden

Für ein erfolgreiches E-Invoicing-Projekt empfehlen wir Ihnen, eine Lösung zu wählen, die Ihren Lieferanten einen klaren Mehrwert bietet. Eine Lösung, die sie tatsächlich verwenden möchten, auch wenn damit gewisse Veränderungen verbunden sind. So einfach ist das! 

So sieht eine Lösung aus, die Ihre Lieferanten vom E-Invoicing überzeugen wird:

Kostenloses E-Invoicing für Lieferanten

Nur wenige Lieferanten werden dazu bereit sein, für die Nutzung Ihrer E-Invoicing-Lösung zu bezahlen. Eigentlich ist es Unsinn, dass einige E-Invoicing-Anbieter von den Lieferanten Geld für die Nutzung ihrer Plattform verlangen. Aber das ist deren Entscheidung. Aus eigener Erfahrung wissen wir, dass Lieferanten nur ungern für die Nutzung einer solchen Plattform bezahlen. Wählen Sie daher lieber eine E-Invoicing-Lösung, die für Händler kostenlos ist. 

Minimale Prozessanpassungen für Händler

Bedenken Sie, dass kleine und mittelständische Firmen oft nicht über die gleichen Ressourcen verfügen, wie Ihr eigenes Unternehmen. Veränderungen sind für Lieferanten eine kostspielige Angelegenheit. Sie sind unter Umständen nicht in der Lage, direkt in die elektronische Rechnungsstellung einzusteigen. Unterstützen Sie sie bei der Umstellung. Geben Sie Ihren Lieferanten die Möglichkeit, PDFs zu senden, indem Sie eine Lösung auswählen, die diese automatisch in elektronische Rechnungen umwandelt. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie sie bei der vollständigen Umstellung auf E-Invoicing unterstützen. Auf diese Weise bleiben Sie bei Ihrem Onboarding am Ball und profitieren von den meisten Vorteilen einer elektronischen Rechnungsstellung mit minimalen Auswirkungen auf die Prozesse Ihrer Lieferanten. 

Überzeugende Vorteile für Händler

Sie müssen sicherstellen, dass Ihre gewählte Lösung einen klaren und überzeugenden Mehrwert verspricht. Lieferanten müssen darauf vertrauen können, dass diese Lösung tatsächlich einen Mehrwert bietet, damit sich die Kosten eines Wechsels auch lohnen. Wählen Sie also eine Lösung, die Ihren Lieferanten den Einstieg erleichtert und Einblicke in ihre Rechnungen und Zahlungen bietet – etwas, das andere Plattformen nicht so ohne weiteres können. Entscheiden Sie sich außerdem für eine Lösung, mit der Ihre Lieferanten von vorzeitigen Zahlungen profitieren können, und das ganz ohne Vorbehalte oder Komplikationen.

Individueller Onboarding-Prozess für Lieferanten

Es ist zu leicht, Lieferanten so zu behandeln, als ob alle gleich wären. Das stimmt aber leider nicht.  Jeder Betrieb läuft etwas anders, und jeder Händler hat seine eigenen individuellen Ziele, Herausforderungen und Umstände. Sie müssen diese Unterschiede berücksichtigen. Senden Sie keine Massen-E-Mails an alle Lieferanten, in denen Sie sie bitten, auf Ihre E-Invoicing-Lösung umzusteigen, sondern sprechen Sie jeden einzeln darauf an. Rufen Sie an oder senden Sie eine persönliche E-Mail mit Informationen und Ratschlägen, die auf die besondere Situation des Lieferanten zugeschnitten sind. Erklären Sie insbesondere, warum E-Invoicing wichtig ist und was Ihr Lieferant davon hat. 

Mehrwert für interne Stakeholder der Lieferkette

Die Kreditorenbuchhaltung muss die Last des Onboardings nicht allein tragen. Auch Ihr Lieferant kann Sie auf jeden Fall mit Fachwissen und Ressourcen dabei unterstützen, Ihr Ziel zu erreichen. Und auch die Beschaffung sollte ihren Teil dazu beitragen. Bitten Sie andere Abteilungen um Unterstützung bei der Umstellung auf E-Invoicing. Wenn auch Ihre internen Stakeholder von der E-Invoicing-Lösung profitieren, dann ist es leichter für alle, am gleichen Strang zu ziehen. 

Wie Sie die Akzeptanz Ihrer E-Invoicing-Lösung bei den Lieferanten steigern

Viele Kreditorenbuchhaltungen scheitern schon zu Beginn der Einführung einer E-Invoicing-Lösung, und kämpfen mit mageren Akzeptanzraten von weniger als 25 Prozent. Dabei ist die Lösung eigentlich technisch einwandfrei und bietet alle Funktionen, von denen ein Einkäufer nur träumen kann. Aber wenn die Lösung den Lieferanten keinen Mehrwert bietet, zählt all das wenig.

Denken Sie daran, das das beste Geschäftsnetzwerk für Einkäufer auch das beste für die Händler ist.

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