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Betrug bei Lieferantenrechnungen: So schützen sich Unternehmen und Kreditorenbuchhaltungen

Betrug bei Lieferantenrechnungen ist eine reale und allgegenwärtige Bedrohung für Kreditorenbuchhaltungsteams auf der ganzen Welt. Wenn so etwas passiert, wird es teuer für die betroffenen Unternehmen. Nur wenige betrügerische Rechnungen reichen aus, um einem Unternehmen potenziell Tausende oder sogar Millionen an Verlusten zu bescheren.

Untersuchungen zeigen, dass kleine und mittlere Unternehmen einem höheren Risiko von Rechnungsbetrug ausgesetzt sind. Etwa 30 Prozent dieser Unternehmen sind sich dieses Risikos nicht einmal bewusst. Aber auch Großkonzerne sind nicht immun. So wurde Amazon kürzlich Opfer eines Rechnungsbetrugs in Höhe von 19 Millionen US-Dollar

Die durch die COVID-19-Pandemie verursachten Ausfälle und Störungen erhöhen die Gefahr von Betrug bei Lieferantenrechnungen. Die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung müssen daher äußerst wachsam gegenüber diesen Risiken sein und alles in ihrer Macht stehende tun, um diese Gefahr zu vermindern.

Wie genau sieht so ein Betrug bei Lieferantenrechnungen aus?

Es handelt sich hierbei um eine kriminelle Aktivität, die sich um – wie schon gesagt – Lieferantenrechnungen dreht. Dabei geben sich Betrüger als Lieferant eines Unternehmens aus und verleiten die Kreditorenbuchhaltung dazu, Zahlungen auf ihre Bankkonten zu überweisen, anstatt auf die des richtigen Lieferanten. 

Die Rechnungsbetrüger gehen dabei mehr oder weniger professionell vor. Betrüger können beispielsweise falsche Rechnungen per Post schicken, die so ähnlich aussehen, wie die eines echten Lieferanten. Ihre Hoffnung dabei ist, dass diese falschen Rechnungen versehentlich bezahlt werden. Diese spezielle Art von Betrug ist zwar nicht besonders kompliziert, aber es kann schon passieren, dass ein vielbeschäftigtes Buchhaltungsteam nicht sofort Verdacht schöpft.

Bei einer anderen, ausgeklügelteren Methode hacken Kriminelle das E-Mail-System eines Lieferanten. Auf diese Weise können sie Rechnungen von einer legitimen E-Mail-Adresse oder einem offiziellen Konto aus erstellen und senden. Diese Angriffe sind für Kreditorenbuchhaltungsteams schwer zu erkennen und können dazu führen, dass zahlreiche betrügerische Rechnungen bezahlt werden, bevor jemand etwas merkt. 

Betrüger können sich auch direkt an die Kreditorenbuchhaltung wenden, sich dabei als Lieferant ausgeben und die Änderung einer existierenden Bankverbindung im ERP anfragen. Dadurch werden Zahlungen für legitime Rechnungen des Lieferanten auf die Konten der Betrüger umgeleitet – zumindest solange, bis das Problem erkannt wird. 

Obwohl normalerweise Außenstehende den Lieferantenrechnungsbetrug verursachen, muss die Kreditorenbuchhaltung auch ihre Stammlieferanten im Auge behalten. Unehrliche Lieferanten könnten beispielsweise zwei Rechnungen für dieselbe Leistung ausstellen – in der Hoffnung, dass die Kreditorenbuchhaltung einfach beide bezahlt. 

So schützen Sie sich vor Betrug bei Lieferantenrechnungen – 10 bewährte Methoden

Da Betrüger die Kreditorenbuchhaltung auf jede erdenkliche Weise täuschen wollen, müssen Teams über die richtigen Prozesse und Tools verfügen, um diese Kriminellen aufzuhalten. 

Nachfolgend nennen wir zehn bewährte Methoden, die das Kreditorenbuchhaltungsteam dabei unterstützen, nicht zum Opfer von Lieferantenrechnungsbetrug zu werden:

1. Überprüfen Sie jede Rechnung gründlich

Wir wissen, dass die meisten Kreditorenbuchhaltungsteams schwer beschäftigt sind, aber das sollte sie nicht davon abhalten, jede von ihnen genehmigte Rechnung sorgfältig zu prüfen. Die Teams sollten besonders auf Angaben wie Lieferantennamen, Rechnungsnummern, Kontaktinformationen, Rechnungsbetrag, Kontonummern und Bankverbindungen achten.

2. Setzen Sie auf einen dreistufigen Abgleich

Eine gute Methode zum Abwehren unrechtmäßig gestellter Rechnungen ist der Abgleich von Rechnung, Bestellung und Eingangsbestätigung. Auch wenn diese Methode nicht unfehlbar ist, ist es höchst unwahrscheinlich, dass die Betrüger alle drei Dokumente manipulieren.

3. Prüfen Sie Änderungen von Zahlungsdetails

Die Kreditorenbuchhaltung sollte niemals die Zahlungsdetails eines Lieferanten aufgrund eines bloßen Anrufs ändern. Stattdessen sollte es einen mehrstufigen Prozess für die Validierung von Anfragen geben. Teams können beispielsweise eine E-Mail-Bestätigung anfordern und die Richtigkeit einer Änderungsanforderung mit einem Telefonanruf überprüfen.

4. Achten Sie auf verdächtiges Verhalten

Die meisten B2B-Transaktionen folgen einem Muster. Einige Lieferanten stellen beispielsweise eine bestimmte Anzahl von Rechnungen pro Monat aus. Andere hingegen stellen Rechnungen immer beim Erreichen eines bestimmten Betrags aus. Wenn ein Lieferant plötzlich dreimal so viele Rechnungen ausstellt, wie üblich, oder der Rechnungsbetrag ungewöhnlich hoch ist, sollten die Teams diese Abweichung telefonisch prüfen. 

5. Überprüfen Sie die Lieferantenabrechnungen  

Die Kreditorenbuchhaltung sollte alle eingehenden Lieferantenabrechnungen überprüfen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Zahlungen ordnungsgemäß durchgeführt wurden. Falls ein Lieferant mal behauptet, dass eine bereits beglichene Rechnung noch nicht bezahlt wurde, kann man das damit ebenfalls nachprüfen.

6. Achten Sie besonders auf große Beträge

Große Beträge sollten immer besondere Aufmerksamkeit erhalten. Vor der Begleichung sollte das Kreditorenbuchhaltungsteam mit dem Lieferanten sprechen, um sicherzustellen, dass der Betrag auch dem richtigen Konto gutgeschrieben wird. 

7. Senden Sie eine Zahlungsbestätigung an die Lieferanten

Kreditorenbuchhaltungsteams sollten ihren Ansprechpartnern immer mitteilen, wenn eine Zahlung geleistet wurde. Auf diese Weise kann der Lieferant überprüfen, ob die Zahlung auf seinem Konto eingegangen ist oder ob es eventuell Probleme gibt, die noch gelöst werden müssen.

8. Gleichen Sie alle Zahlungen regelmäßig ab

Kreditorenbuchhaltungsteams sollten Zahlungen regelmäßig auf Abweichungen prüfen, indem sie die Ausgaben mit dem Budget abgleichen.

9. Lassen Sie Rechnungen nicht unbearbeitet liegen

Eine zeitnahe Bearbeitung ist sehr wichtig, um betrügerische Rechnungen erfolgreich zu erkennen. Denn wenn sich Rechnungen stapeln und dann mit viel Zeitdruck abgearbeitet werden müssen, steigt das Risiko von Fehlern. 

10. Halten Sie sich immer an den Prozess

Wenn ein Lieferant eine sofortige Zahlung verlangt, kann es für das Kreditorenbuchhaltungsteam verlockend sein, den korrekten Prozess zum Zwecke einer schnellen Abwicklung zu umgehen. Doch das sollte niemals passieren. Stattdessen sollten Sie dem Lieferanten erklären, dass Sie die Rechnung so schnell wie möglich bearbeiten werden und einfach Ihrem normalen Prozess folgen. 

Nutzen Sie jetzt die neueste Technologie, um Rechnungsbetrug zu verhindern

Selbst wenn Sie all diese Schritte befolgen, besteht natürlich immer noch ein Risiko, dass Betrüger zum Zuge kommen könnten. Das ist insbesondere der Fall, wenn die Kreditorenbuchhaltung noch mit Papierrechnungen und manuellen Prozessen arbeitet.

Die Kreditorenbuchhaltung sollte sich daher lieber von ihren Papierbergen verabschieden und für die Zusammenarbeit mit Lieferanten auf digitale Lösungen setzen. Der erste Schritt hin zu dieser digitalen Transformation ist die Einführung einer E-Invoicing-Lösung, die ihre Mitarbeiter von manuellen Prozessen entlastet. Der nächste Schritt ist die Implementierung einer Betrugspräventionstechnologie. Damit können Sie sowohl Ihr Unternehmen als auch die Ihrer Lieferanten vor Rechnungsbetrug schützen und die damit verbundenen großen Schäden abwenden. 

Lernen Sie mehr darüber, wie Tradeshift maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz einsetzt, um den Kreditorenbuchhaltungsprozess zu automatisieren und das Risiko von Betrug zu verringern.