Insights for Procure-to-Pay and Finance Leaders

Transformation des Einzelhandels durch die Digitalisierung der Kreditorenbuchhaltung

Es gibt nicht viele Branchen, die vom COVID-19-Ausbruch so hart getroffen wurden, wie der Einzelhandel. Das Verbrauchervertrauen ist auf dem niedrigsten Stand seit der Finanzkrise von 2008, das Abstandhalten wird zur neuen Normalität werden, und auch nach Abflauen der Pandemie wird die Kundenfrequenz wohl erheblich beeinträchtigt sein. Der Ausbruch beschleunigt mehrere bereits bestehende Trends in der Branche und die Situation spitzt sich derzeit dramatisch zu.

Bereits vor der Pandemie hatte die Branche KI, Datenanalyse und andere neue Technologien als zentral für die Erfüllung der sich rasch entwickelnden Verbraucherverhaltensweisen und -erwartungen identifiziert. Heute macht die Ungewissheit über die langfristigen Folgen des Ausbruchs die Notwendigkeit noch dringlicher.

Während Einzelhändler bereits stark in Technologien investieren, die das Kundenerlebnis verändern, wurde die Digitalisierung vieler Back-Office-Funktionen bisher oft vernachlässigt. Viele dieser Funktionen sind jedoch unerlässlich, um sicherzustellen, dass Geschäftsbetrieb und Cashflow optimiert werden.

Die Kreditorenbuchhaltung ist einer dieser Bereiche.

Eine kürzlich von IDG Connect durchgeführte Umfrage mit dem Titel „Echte digitale Transformation ist mehr, als alte Prozesse einfach nur zu verändern“ untersuchte eingehend, was große und mittelständische Einzelhandelsunternehmen in ganz Europa im Bereich der Kreditorenbuchhaltung tun, und welche Pläne sie für die Zukunft haben.

Auf elektronische Prozesse umzustellen ist nicht gleichbedeutend mit digitaler Transformation

Die Umfrage macht deutlich, vor welchen Herausforderungen jene Einzelhändler stehen, die immer noch mit Rechnungen arbeiten die in Papierform oder als PDF per E-Mail daherkommen. Über 50% erhalten immer noch Rechnungen in Papierform, und eine große Mehrheit, 71%, war der Meinung, dass die Rechnungsfreigabe zu lange dauert.

Infolgedessen haben viele Unternehmen in punktuelle Lösungen investiert, um das Problem zu lindern. Die Meinung eines italienischen Einzelhändlers veranschaulicht die Situation: „Es entsteht eine Menge Frustration, wenn man auf langwierige Freigabe- und Zahlungsvorgänge wartet. Vieles wurde und wird mit digitaler Technologie verbessert.“

Nahezu die Hälfte der befragten Teams aus der Kreditorenbuchhaltung hat ihren Rechnungserfassungsprozess mithilfe von Tools wie OCR (Texterkennung) und Scannen rationalisiert. Dies verringert zumindest theoretisch einen Teil des Aufwands, der mit dem Erhalt großer Mengen von Papierrechnungen verbunden ist.

Gleichzeitig bringt es aber auch ein viel größeres Problem mit sich. Laut der Umfrage herrscht die Auffassung, dass die Einführung von Tools für OCR einer digitalen Transformation gleichkommt.

Obwohl diese Technologien dazu beitragen können, die Kluft zwischen Papier und Digital zu überbrücken, werden sie wohl weniger Auswirkung haben, wenn es darum geht, die Benutzer digital zu befähigen und die Rolle der Kreditorenbuchhaltung innerhalb des Unternehmens zu verändern. Sie werden auch keine Unterstützung für Einzelhändler bieten, die versuchen, engere Beziehungen und eine bessere Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden aufzubauen.

Schauen Sie sich dieses Webinar an und erfahren Sie, wie Einzelhandels- und CPG-Unternehmen anpassungsfähiger werden, besser mit der „Kosten-Preis-Schere“ umgehen und die Möglichkeiten für Geschäftskontinuität verbessern (nur auf Englisch verfügbar).

Die Kreditorenbuchhaltung im Einzelhandel neu erfinden

Eine vollständig digitalisierte Kreditorenbuchhaltung ist das perfekte Sprungbrett, um den Procure-to-Pay (P2P)-Prozess und mehr neu zu erfinden. Mit der Fähigkeit, über ein Netzwerk von Einzelhändlern, Großhändlern, Produzenten, Banken und anderen Finanzierungspartnern in Echtzeit zusammenzuarbeiten und Transaktionen durchzuführen, können Unternehmen die Möglichkeiten der Vorauszahlung maximal nutzen und ihr Betriebskapital optimieren.

Diese Vorteile gelten auch für Lieferanten. Das ist sehr wichtig, denn mangelndes Engagement der Lieferanten schränkt oftmals den Erfolg von Projekten zur Transformation der Kreditorenbuchhaltung ein. Mit einer schnelleren Rechnungsfreigabe und dem direkten Zugang zu mehreren Finanzierungsmöglichkeiten werden die Lieferanten jedoch hier genauso profitieren. All dies trägt zum Vertrauensaufbau bei und stärkt die Gesamtbeziehung zwischen Einzelhändler, Großhändler und Hersteller, wodurch der Weg für eine bessere Zusammenarbeit und mehr Innovation geebnet wird.

Bessere Entscheidungsfindung

Stellen Sie sich vor, alle Daten und Informationen, die die Kreditorenbuchhaltung durchlaufen, könnten effektiv analysiert und genutzt werden. Aktuelle Informationen über jeden Lieferanten, jeden Vertrag, jede Rechnung, Rabatte, rechtliche Bedingungen und die Liefer-Performance – alles an einem Ort.

Stellen Sie sich nun vor, welches Wissen Sie hätten, wenn Sie diese Informationen effektiv analysieren könnten. Ganz zu schweigen von den Vorteilen, den diese Erkenntnisse bringen könnten, wenn sie innerhalb des Unternehmens geteilt würden. Wie wäre es, wenn Sie jeden Anbieter in Ihrem Netzwerk in Echtzeit abfragen könnten, um die jeweils beste Option für Ihren genauen Bedarf zu finden? Sie hätten außerdem den vollen Überblick über Ihre Ausgaben. Das Potenzial ist enorm. Die Umfrage zeigte jedoch, dass nur eine Minderheit der Unternehmen den Zugang zu Daten zur besseren Entscheidungsfindung als eines ihrer Hauptziele bei der digitalen Transformation ansah.

Ein Befragter brachte es treffend auf den Punkt: „Die Digitalisierung der Kreditorenbuchhaltung wird die Art und Weise, wie unsere Abteilungen interagieren, und den Informationsfluss zwischen ihnen von Grund auf verändern. Abteilungsleiter können zusammen mit der Geschäftsleitung die richtigen Schritte unternehmen, Risiken früher ausschalten und Entscheidungen informationsbasiert treffen.“

Was also hält die Digitalisierung der Kreditorenbuchhaltung zurück?

Die geschäftlichen Vorteile sind eindeutig vorhanden, und zwar nicht nur unter dem Gesichtspunkt der Kosteneinsparung, sondern auch aus strategischer Sicht und hinsichtlich des Wachstums. Auch die dafür notwendige Technologie ist bereits vorhanden, einschließlich aller erforderlichen Dienstleistungen, wie z. B. dem Lieferanten-Onboarding.

Warum also schreitet die digitale Transformation der Kreditorenbuchhaltung nicht schneller voran? Warum konzentrieren Unternehmen ihre Ressourcen noch immer auf isolierte, abteilungsspezifische Projekte, anstatt eine End-to-End-Zahlungslösung innerhalb der Supply Chain zu realisieren?

Laut der Umfrage ist sich die große Mehrheit der Führungskräfte im Einzelhandel einig, dass die digitale Transformation die Rolle der Kreditorenbuchhaltung in ihrem Geschäft in den nächsten fünf Jahren erheblich verändern wird. Hinzu kommt das beispiellose Ausmaß an globaler Unsicherheit und massiver Umwälzungen, die die COVID-19-Krise innerhalb der Branche verursacht hat. Es besteht nun eindeutig die Notwendigkeit, diesen Zeitplan zu beschleunigen.

Es ist jedoch ebenso klar, dass Investitionen in wirklich transformative Initiativen für die Umgestaltung der Kreditorenbuchhaltung derzeit noch nicht ausreichend stattfinden. Das wird so lange so bleiben, bis die Führungsspitze von der Notwendigkeit dieser Transformation vollkommen überzeugt ist und den strategischen Wert einer integrierten Kreditorenbuchhaltung versteht.

Laden Sie Ihr Exemplar der IDG-Umfrage herunter und finden Sie heraus, was genau Ihre Kollegen in der Einzelhandelsbranche in Bezug auf die Kreditorenbuchhaltungs- und P2P-Transformation tun, welche Ziele und Prioritäten sie verfolgen und wo sie Schwierigkeiten haben, etwas zu bewirken.