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Treffen Sie die Changemaker: Stefan Bauerreis, CFO Europe, Schaeffler

Schaeffler ist ein führender Automobil- und Industrielieferant, der für seine Qualitätsprodukte, marktführenden Technologien und Innovationen bekannt ist. Wie die meisten Unternehmen passt sich auch Schaeffler an, um den sich ändernden Marktanforderungen gerecht zu werden und sicherzustellen, dass technologische Möglichkeiten bestmöglich genutzt werden.  In diesem Interview erklärt Stefan Bauerreis, Finanzvorstand Europa bei Schaeffler, wie er mithilfe von Technologie die Financial Shared Service Center des Unternehmens und den gesamten Kreditorenbuchhaltungsprozess transformiert.

Es gibt mehrere Trends, die den Wandel in unserem Unternehmen vorantreiben, sagt Stefan. Da sind zunächst die Veränderungen in unserer Branche, wie beispielsweise die Umstellung von herkömmlichen Verbrennungsmotoren auf elektrisch angetriebene Fahrzeuge. Diese verändern den Schwerpunkt in unserem Unternehmen und treiben Innovationen in unseren Produktlinien voran. Daneben entstehen neue Technologielösungen, die Backend-Prozesse automatisieren und die Art und Weise verändern, wie die Teams im Unternehmen arbeiten.

Das Streben nach einer automatisierten Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung ist ein Bereich, dem Stefan besondere Aufmerksamkeit schenkt. Er erklärt, dass Schaeffler mehrere Jahre an der Digitalisierung der Rechnungserfassung mit einer Scan-Lösung für die optische Texterkennung gearbeitet hat. „Dies war ein erfolgreicher erster Schritt zur Digitalisierung der Kreditorenbuchhaltung“, sagt er. „Es musste aber mehr geschehen, damit der Prozess wirklich automatisiert wird.“

Um den nächsten Schritt in Richtung Automatisierung zu machen, startete Schaeffler ein E-Invoicing-Projekt. Stefan wusste sofort, dass dies nicht einfach umzusetzen war, da der Erfolg der gewählten Lösung maßgeblich von der Akzeptanz durch die Lieferanten abhängen würde. „Es war von Anfang an klar, dass die meisten Lieferanten nicht bereit waren, die zusätzlichen Gebühren zu bezahlen, die oft von den Anbietern der E-Invoicing-Plattformen erhoben werden“, sagt er. „Wir wollten unsere Lieferanten daher nicht in die Situation bringen, das sie eine Lösung verwenden müssen, die zwar unsere Prozesse verbessert, aber mit Kosten für sie verbunden ist. Unsere Lieferantenbeziehungen sind uns wichtig. Und wir mussten sicherstellen, dass unsere Partner ebenfalls von der E-Invoicing-Plattform profitieren.“

Angesichts der Bedeutung des Projekts haben Stefan und sein Team viel Zeit darin investiert, den Markt zu analysieren und die beste Lösung zu finden. „Wir suchten nach einer flexiblen, transparenten Plattform, die mit dem Wachstum unseres Unternehmens mithalten kann“, sagt er. „Nachdem wir die besten Kandidaten zusammengetragen hatten, veranstalteten wir ein intensives Auswahlverfahren. Dabei wurde jede Lösung hinsichtlich verschiedener Kriterien bewertet, die für uns besonders wichtig waren. Durch diesen Prozess haben wir herausgefunden, dass Tradeshift die beste Option ist.“

Nach positiven Erfahrungen mit der Tradeshift-Plattform im ersten Jahr erhält Schaeffler jetzt rund 25 Prozent seines gesamten Rechnungsaufkommens über Tradeshift. Dabei werden auch größere Lieferanten schneller auf die Plattform gebracht. „Wir haben 80 integrierte Anbieter bei Tradeshift“, sagt er. „Und nach drei Jahren erwarten wir, dass über 50 Prozent unserer gesamten Rechnungen über die Plattform kommen werden. Dies steht auch im Einklang mit unserem internen Geschäftsmodell.“

Stefan hat eine klare Antwort auf die Frage, was das Projekt erfolgreich gemacht hat: Zusammenarbeit. „Tradeshift geht flexibel auf unsere Bedürfnisse ein und ist einfach zu handhaben, was sehr hilfreich ist. Die enge Zusammenarbeit zwischen Finanzabteilung und Einkauf trägt ebenfalls zum Erfolg des Projekts bei.

Um noch mehr aus der Tradeshift-Implementierung herauszuholen, wird Schaeffler die Plattform im nächsten Schritt dazu nutzen, der Lieferantenbasis ein Finanzierungsprogramm für ausstehende Rechnungen anzubieten. „Dies wird sowohl Schaeffler als auch unserer Supply Chain einen Mehrwert bieten“, sagt Stefan. „Unsere Lieferanten erhalten einfachen Zugang zu günstiger Liquidität und wir können unser Betriebskapital besser optimieren und unsere Cashflow-Ziele erreichen.“

Digitale Transformation als Erfolgsmodell

Die Kreditorenbuchhaltung ist nicht der einzige Bereich, in dem Stefan die digitale Transformation vorantreibt. Seine Aufgaben beinhalten die Verwaltung einer Vielzahl von Märkten in Europa und Afrika, sowie im Nahen Osten und in Indien. Und angesichts der Vielseitigkeit dieser Märkte gibt es neue Herausforderungen, die Stefan jeden Tag bewältigen muss. „Es gibt keine einheitliche Lösung für die Bewältigung der Probleme, und das macht meine Arbeit sehr anspruchsvoll“, sagt er.

Technologie hilft Stefan, die Herausforderungen zu meistern. Zum Beispiel erklärt er, wie sich ändernde Rechnungslegungsstandards und Steueranforderungen den Verwaltungsaufwand für sein Finanzteam erhöhen. „Ja, diese Änderungen sind eine Herausforderung, aber durch den Einsatz von Technologie können wir uns schnell anpassen und die Probleme überwinden“, sagt er.

Es geht aber hier nicht nur darum, Herausforderungen zu meistern. Die größere Transformation besteht darin, wie Technologie die Arbeitsprozesse in der Finanzabteilung verändert „Wir können unser Finanzteam aufgrund der Effizienzgewinne, die wir mithilfe von Technologie erzielt haben, effektiver einsetzen“, sagt er. „Die Mitarbeiter haben weniger Aufwand mit Routinearbeiten und können sich stattdessen auf strategische Tätigkeiten konzentrieren, die dem Unternehmen einen Mehrwert bringen.“

Planen für die Zukunft

Trotz des Erfolgs, den Stefan hat, kann er sich nicht auf seinen Lorbeeren ausruhen. Er weiß, dass sich Technologien und die Automobilindustrie permanent weiterentwickeln. „Wir planen immer für die Zukunft“, sagt er. „Ob es nun darum geht, neue Technologien einzusetzen, um Automatisierung und Effizienzsteigerungen voranzutreiben, oder das Team zu qualifizieren, damit es die Herausforderungen der Zukunft bewältigen kann –  wir müssen uns permanent weiterentwickeln. Automatisierung und Digitalisierung passieren nicht von allein. Es erfordert Engagement und Fokus, um die erforderlichen Veränderungen vorzunehmen und das Unternehmen auf Erfolg auszurichten.“ 

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