Insights for Procure-to-Pay and Finance Leaders

Warum Hersteller die Digitalisierung der Kreditorenbuchhaltung zur ersten Priorität machen sollten?

Die digitale Transformationswelle bahnt sich schon seit einiger Zeit einen Weg durch die Fertigungsindustrie. Intelligente Fertigungsinitiativen, Roboter-Prozessautomatisierung, IoT, Analytik, KI und maschinelles Lernen haben umfangreiche Investitionen erhalten.

Gleichzeitig wurde die Digitalisierung vieler Backoffice-Funktionen bisher übersehen.

Die Kreditorenbuchhaltung ist einer dieser Bereiche.

Eine kürzlich von IDG Connect durchgeführte Umfrage mit dem Titel „Die Zukunft und die digitale Transformation der Kreditorenbuchhaltung in der Produktion“ untersuchte eingehend, was 50 große und mittelständische Herstellungsunternehmen in ganz Europa im Bereich der Kreditorenbuchhaltung tun und welche Pläne sie für die Zukunft haben.

Auf elektronische Prozesse umzustellen ist nicht gleichbedeutend mit digitaler Transformation

Die Umfrage liefert überzeugende Beweise dafür, dass die Hersteller den größten Teil ihrer Bemühungen zur Digitalisierung der Kreditorenbuchhaltung darauf konzentriert haben, bestehende Prozesse effizienter zu gestalten, anstatt sie zu transformieren. Fast die Hälfte der Befragten nannte die „Verbesserung der Prozesseffizienz“ als eines ihrer drei wichtigsten Ziele für die digitale Transformation, verglichen mit nur 26% in den anderen befragten Branchen.

Beispielsweise hat eine große Anzahl von Kreditoren-Teams daran gearbeitet, den Rechnungserfassungsprozess mithilfe von Werkzeugen zur optischen Texterkennung von gescannten Dokumenten zu optimieren. Dies verringert zumindest theoretisch einen Teil des Aufwands, der mit dem Erhalt großer Mengen von Papierrechnungen verbunden ist.

Gleichzeitig bringt es aber auch ein viel größeres Problem mit sich. Laut der Umfrage herrscht die Auffassung, dass die Einführung von Werkzeugen, wie jenen zur optischen Texterkennung, einer digitalen Transformation gleichkommt. Die Antwort eines französischen Herstellers veranschaulicht diese Denkweise: „Der digitale Umwandlungsplan unserer Abteilung ist einfach. Wir automatisieren die meisten Prozesse, so dass keine manuellen Arbeiten anfallen.“

Obwohl diese Technologien dazu beitragen können, die Kluft zwischen Papier und Digital zu überbrücken, werden sie wohl weniger Auswirkung haben, wenn es darum geht, die Benutzer digital zu befähigen und die Rolle der Kreditorenbuchhaltung innerhalb des Unternehmens zu verändern.

Die Kreditorenbuchhaltung in der Herstellung neu erfinden

Eine vollständig digitalisierte Kreditorenbuchhaltung ist das perfekte Sprungbrett, um den Procure-to-Pay (P2P)-Prozess und mehr neu zu erfinden. Mit der Fähigkeit, über ein Netzwerk von Lieferanten, Banken und anderen Finanzierungspartnern in Echtzeit zusammenzuarbeiten und Transaktionen durchzuführen, können Unternehmen die Möglichkeiten der Vorauszahlung maximal nutzen und ihr Betriebskapital optimieren.

Diese Vorteile gelten auch für Lieferanten. Das ist sehr wichtig, denn mangelndes Engagement der Lieferanten schränkt oftmals den Erfolg von Projekten zur Transformation der Kreditorenbuchhaltung ein. Mit einer schnelleren Rechnungsfreigabe und dem direkten Zugang zu mehreren Finanzierungsmöglichkeiten werden die Lieferanten hier genauso profitieren. All dies trägt zum Vertrauensaufbau bei und stärkt die Gesamtbeziehung zwischen Kunde und Lieferant, wodurch der Weg für eine bessere Zusammenarbeit und mehr Innovation geebnet wird.

Bessere Entscheidungsfindung

Stellen Sie sich vor, alle Daten und Informationen, die die Kreditorenbuchhaltung durchlaufen, könnten effektiv analysiert und genutzt werden. Aktuelle Informationen über jeden Lieferanten, jeden Vertrag, jede Rechnung, Rabatte, rechtliche Bedingungen und die Liefer-Performance – alles an einem Ort.

Stellen Sie sich nun vor, welches Wissen Sie hätten, wenn Sie diese Informationen effektiv analysieren könnten. Ganz zu schweigen von den Vorteilen, den diese Erkenntnisse bringen könnten, wenn sie innerhalb des Unternehmens geteilt würden. Wie wäre es, wenn Sie jeden Anbieter in Ihrem Netzwerk in Echtzeit abfragen könnten, um die jeweils beste Option für Ihren genauen Bedarf zu finden? Sie hätten außerdem den vollen Überblick über Ihre Ausgaben. Das Potenzial ist enorm. Die Umfrage zeigte jedoch, dass nur eine kleine Minderheit der Unternehmen, nämlich 21%, den Zugang zu Daten zur besseren Entscheidungsfindung als eines ihrer Hauptziele bei der digitalen Transformation ansah.

Ein Befragter eines Schweizer Herstellers fasste es gut zusammen: „Durch die Digitalisierung der Kreditorenbuchhaltung wird die Art und Weise, wie verschiedene Abteilungen interagieren, transformiert. Es würde einen nahtlosen Informationsfluss von der Kreditorenbuchhaltung zur Herstellung und zum strategischen Führungsteam geben. Abteilungsleiter können zusammen mit der Geschäftsleitung die richtigen Schritte unternehmen, Risiken früher ausschalten und Entscheidungen informationsbasiert treffen.“

Was also hält die Digitalisierung der Kreditorenbuchhaltung zurück?

Die geschäftlichen Vorteile sind eindeutig vorhanden, und zwar nicht nur unter dem Gesichtspunkt der Kosteneinsparung, sondern auch aus strategischer Sicht und hinsichtlich des Wachstums. Auch die dafür notwendige Technologie ist bereits vorhanden, einschließlich aller erforderlichen Dienstleistungen, wie z. B. dem Lieferanten-Onboarding.

Warum also schreitet die digitale Transformation der Kreditorenbuchhaltung nicht schneller voran? Warum konzentrieren Unternehmen ihre Ressourcen noch immer auf isolierte, abteilungsspezifische Projekte, anstatt eine End-to-End-Zahlungslösung innerhalb der Supply Chain zu realisieren?

Laut der IDG Connect Umfrage ist sich die große Mehrheit der Führungskräfte einig, dass die digitale Transformation die Rolle der Kreditorenbuchhaltung in ihrem Geschäft in den nächsten fünf Jahren erheblich verändern wird. Hinzu kommt das beispiellose Ausmaß an globaler Unsicherheit aufgrund der COVID-19-Krise. Es besteht nun eindeutig die Notwendigkeit, diesen Zeitplan zu beschleunigen.

Es ist jedoch ebenso klar, dass die dringende Notwendigkeit, die Kreditorenbuchhaltung umzugestalten, noch nicht durch Investitionen in wirklich transformative Initiativen untermauert wird. Das wird so lange so bleiben, bis die Führungsspitze von der Notwendigkeit dieser Transformation vollkommen überzeugt ist und den strategischen Wert einer integrierten Kreditorenbuchhaltung versteht.

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